Dyrektor szkoły może rejestrować rozmowy za pomocą nośników informacji, dyktafonów, telefonów i innych urządzeń, o ile poinformuje o tym fakcie osobę nagrywaną – rodzica czy nauczyciela – a ten wyrazi na to zgodę. Problemem jest jednak sposób ewentualnego wykorzystania takich nagrań oraz ich przechowywanie.

Fragment artykułu z miesięcznika "Dyrektor Szkoły" 2020/3

Zdarza się, że dyrektor szkoły ma do czynienia z awanturującym się rodzicem albo czeka go nieprzyjemny obowiązek zdyscyplinowania pracownika. Obawia się, że w czterech ścianach gabinetu paść mogą ostre słowa, nierealne żądania albo nawet groźby. Czy w tej sytuacji może utrwalać spotkanie za pomocą np. funkcji dyktafonu w telefonie?
Tak, pod warunkiem że już na początku poinformuje o tym swojego rozmówcę, a ten wyrazi zgodę na rejestrowanie rozmowy. Motyw 32 RODO wyraźnie określa, iż zgoda taka powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie danej osoby na przetwarzanie danych jej dotyczących. Zgoda może mieć np. formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia, ważne, by w danym kontekście jasno wskazywała, że nasz rozmówca zaakceptował fakt nagrywania.
Jeśli odpowiedzią będzie milczenie albo niepodjęcie żadnego działania (np. niepodpisanie przygotowanego przez dyrektora oświadczenia), oznacza to, że zgody na rejestrowanie rozmowy nie ma. W takim przypadku dyrektor może robić na bieżąco notatki bądź poprosić osobę trzecią (wychowawcę klasy, przedstawiciela związków zawodowych), by uczestniczyła w spotkaniu – w razie problemów będzie świadkiem.